オフィスづくりに必要な視点

偶発的コミュニケーションによる新たな気づき

 

オフィスづくりにおいて、働く人同士のコミュニケーション強化を図ることをコンセプトとする企業が増えている。オフィスをイノベーションを生み出す「知」の交流拠点と捉え、組織として新たな価値を創造していくための、さまざまな取り組みが行われている。
オフィスのオープン化により、多種多様な組織や従業員間の一体感、オープンマインドの醸成を支援する。
従業員同士の偶然の出会いを誘発させ、人と情報が自然に集まり、そこで発生する何気ない会話が「知」の交流を高め新たな気づきを促す工夫をするなど、日々のコミュニケーションを生み出す仕掛けも必要である。

 

内外のナレッジワーカーの集うハブとしての機能

 

新たな知識創造や価値創造の強化をめざして、社内外の「知」を積極的に交流させる、オープンイノベーションを推進するオフィスづくりを行う企業も増加傾向にある。
会議室や打合せスペースなど、外部のパートナーが集える場だけでなく、自社・組織の理念や技術力、提供サービスなどをパートナーと共有できる場(ハブ)である。たとえば、展示室・資料室、自由に利用できるライブラリー、簡単な執務も可能なシェアードスペースを組み合わせた空間などがある。

このように、さまざまな情報交流の中で新たな価値創造のための活動を、オフィスという物理的な面からサポートできる。
また、社内の多様な部門や事業間での「知」の交流を活性化させるために、企業組織にもとづくゾーニングから、関係する事業によるゾーニングに変更することもある。各部門や事業別の活動や協働を視覚的に認知させるため、空間のオープン化、打合せスペースやライブラリーなどの業務支援機能の共有化、カフェや食堂での積極的な交流のサポートなど、イノベーションを支える活動の場と仕組みが必要となってくる。

 

業務活動にあわせて選択できる働く「場」

 

部門を越えた交流を通して、情報やノウハウを交換し、部門間のシナジー効果を高めることは重要である。組織全体の創造性を発揮し、効率的に成果に結びつけることに寄与する。個人にとどまっていた創造性を共有、発見できるワークスタイルを実現するために、多様な場を選択できる「場」を運用するのである。
これには、フリーアドレスを採用する場合や、業務に応じて一部を固定席として運用している場合など、企業・組織により運用方法やバリエーションは異なる。さらに、さまざまなICTを活用し、どの「場」にいても、シームレスに仕事ができる環境を実現することが必要となる。
また効率的な運用のためには、導入前の徹底した現状評価やニーズ調査、関連する情報の発信や活用のためのワークショップの実施など、入念なチェンジマネジメントのためのプログラムが重要である。

 

心身の健康や人間的で豊かな生活への配慮

 

オフィスにおける、従業員の健康的な活動や豊かな生活の支援はすべての企業・組織における共通の課題である。自社ビル新築時やオフィス移転時などに実施される大規模な施策から、現状オフィス内での日常的な取り組みまで、その対策はさまざまである。
オフィス移転では、体を動かしリフレッシュできるジム、健康的な食生活が送れるよう考えられた食事を提供するカフェ、クリニック、託児所などを設置し、日々の生活を豊かにし、働きやすい環境を提供している企業もある。

また、オフィスのリニューアルの機会を利用し、健康に対する意識を高める仕掛けを用意する事例もある。オフィス内の活動に伴う代謝量の表示、飲料種別による摂取エネルギーの表示を行う。オフィス内での活動量を増やすように動線計画を工夫する。あるいは、スタンディングワークを可能とする家具や什器を導入するなど、比較的容易に実施できる対策もある。
さらに、働く人が楽しみながら健康行動をとることができるよう、軽いエクササイズができるスペースの設置や、うんてい、ジャングルジム、ボルダリングウォールなどを装備する例もある。

 

常に新しいスキルを学び続けることができる環境

 

社内外の「知」の交流により新たな気づきを得て、成果に結びつけていくためには、得られた知をもとに、視野を広げながら自身の専門性をより進化させていくことが求めらている。日常の業務の中で学んでいくための工夫や、先端的な情報に触れることができる仕組みの導入も有効である。新たな価値を創造するための対話の場として、日常の業務遂行の場とは異なる、非日常の場としての空間を用意し、そこに招いた研究者や各界のオピニオンリーダーとの議論を通し、未来志向の発想を促すことで学んでいくオープンイノベーションの仕組みを導入している事例もある。

 

 

目指すワークスタイル変革の姿や、そのためのオフィスづくりの課題とその優先度は、それぞれの企業・組織により異なる。
重要なことは、ただ単に先進的な取り組みをまねるのではなく、さまざまな事例から、その目的と施策、その成果を学び、自社・組織にとってどのような施策が効果的であるかをみつめ、実施すべき対策を十分に考察することである。選択した対策により、何を変えることができるのか、なぜ変わるのかを問い直しながらオフィスづくりを進めることが必要である。

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