ペーパーレスとは…

報告書などの書類を、ネットワークを通して電子的にやり取りし、紙を使用しないようにすること。また資料をデジタル化して活用することをいいます。TV会議や電話会議、リモートワークなど近年ワークスタイル変革が進む中、紙を使わないペーパーレスも大きな注目を集めています。

ペーパーレスのメリット

「コスト削減」

紙媒体の資料を利用すると、紙代はもちろん、印刷代、廃棄費用がかかります。これらの費用をペーパーレス化により削減できます。また、紙を減らすことによって省スペースとなり、スペースコストの削減にもなります。

「資料検索や情報共有が容易」

電子化して日時やカテゴリーを分けて保存しておけば、後で目的の資料を見つけることが容易になります。また、日々進むグローバル化に伴い、外国の支社と会議を行うことも珍しくなくなってきました。そのような会議で書類を共有したいときなどにに、データを送るだけで済みます。

「情報漏洩のリスク低減」

情報漏洩の流出経路の多くが紙媒体によるものです。データベース上に保存しておけば、盗難や紛失の可能性を減らすことができます。さらに資料によって閲覧制限を設けることで、紙媒体よりも高いセキュリティレベルを保持することができます。

ペーパーレスのデメリット

ペーパーレスを推進するにあたり、紙でないと閲覧しにくいという意見が最も多くあります。コスト低減、高セキュリティなど合理的な理由がいくつあっても、感覚的に紙の方が理解しやすいという人が多く存在することが、完全に受け入れられない要因になりペーパーレスの失敗になるケースもあります。

ペーパーレス推進のために

ペーパーレス化の方法として大切なのは、パソコンやプリンター、システムなどのＩＴ機器を揃えると同時に、社員に対してルールを徹底することが必要です。例えば、社内の文書のやり取りを紙ではなくワークフローシステムなどを導入し紙の使用を減らすことや、プリンターや複合機のＰＤＦ化機能を使用し、印刷して書類を保管することなく電子データ上で残しておくという方法があります。これらを社内ルールとして作成し、社員で徹底することがペーパーレス成功には必要です。