小さく始める!オフィス改善

小さく始める!オフィス改善 ~オフィス改善のファーストステップ

1.オフィス改善とは?

 

「オフィス改善」という言葉に、どのようなイメージをお持ちでしょうか?職場の雰囲気づくりでしょうか?オフィスデザインなどのことでしょうか?実は、「オフィス改善」という言葉には、非常に幅広い意味があり、必ずしも誰もが同じイメージを持っているわけではないようです。

そこで、そもそも、に立ち返って、「オフィス改善」を、「オフィス」「改善」の2つの単語に分けて、考えてみます。

オフィスとは?

もちろん、事務所や会社などのことです。が、事務所や会社で行われていることは何でしょう?この「行われていること」という視点からオフィスを考えると、「ある理念を掲げ、顧客に対して価値を提供する事業を行うための、組織運営、作業を行う場がオフィスだ」ということがわかります。つまり、「知的生産活動を行う場」ということです。

また、近年では「人が生活する場」という視点にも注目が集まるようになっています。オフィスワーカーにとって、1日の多くの時間を過ごし、活動している場、ですから、当然とも言えるでしょう。
このようなオフィスのとらえ方は、経産省が提唱する「クリエイティブ・オフィス」や「健康経営オフィス」という考え方にも通ずるもの、と言えます。

改善とは?

「改善」と言えば、トヨタの「カイゼン」が有名ですが、国語辞典で調べると「悪いところを改めてよくすること」とあります。似たような言葉に「改革」がありますが、こちらは「基盤は維持しつつ、従来の社会制度や機構・組織などをあらため変えること」とあります。どちらも似たように聞こえますが、「どの立場に立つか」から、区別することができるでしょう。「改善」は「<現状肯定の立場>から変えていくこと」、「改革」は「<現状否定の立場>から変えていくこと」になります。

ちなみにトヨタの「カイゼン」は、すべてはお客様のために、という考え方に立って、過去と比較して自分(たち)がよりラクに同じ成果を出せるよう、自分の身の回りのムダをなくす(作業改善)。職場環境や設備のムダをなくす(設備改善)。業務フロー上のムダをなくす(工程改善)の順に行っていくもの、とされています。

このように分解して考えると、「オフィス改善」とは何か?の輪郭が見えてきます。つまり「オフィス改善」とは、「オフィスを、自分の身の回りのことから少しずつ変え、自分にとって快適な場、自分の生産性が上がる場にしていくこと」だ、ということです。

2.オフィス改善で目指すのは? オフィス改善の究極のゴール

 

オフィス改善というものの輪郭がつかめた所で、次に考えるのは、どこを目指すのか、ということ。目指す方向がブレてしまうと、まったく見当違いな方向に進むことになり、かえって余計な労力を使うことになるから、です。レオナルド・ダ・ヴィンチが、「シンプルさは究極の洗練である」という言葉を残しているとおり、目指すのは「シンプルである」ということでしょう。

シンプルさ、の代表例としてよくあげられるものにアップル製品がありますが、そこから考えると「シンプルさ=直観的」と言い換えることもできそうです。つまり、直観的に行動できる状態を目指す、ということです。考えなくても必要な物が手に入り、考えなくても活動でき、考えなくてもアウトプットできる。
何だか「知的である」ということと逆行するかのようですが、「考えるのは行動する前」で、行動しているときではない、と考えれば、これもシンプルさのあらわれ、ととらえることができるでしょう。

3.オフィス改善のファーストステップとは? ~改善のサイクルづくり

 

目標が明確になったとしても、いきなり「考えなくても行動できる」ようになるわけではありません。

ファーストステップは、「改善」の精神から、身の回りのこと、を少しだけやること。とすると、「捨てること」から始めることでしょう。モノがない、ということは、やることが単純化されること、シンプルになること、だからです。1つしか使うものがない、1つしかやることがない、としたら、考える必要はない、ですよね?
そして、シンプルさを保つサイクルを作ること。つまり「捨てること」から始めて、定期的に状況を「客観的に確認すること」です。

4.オフィス改善のムーブメントをつくる

 

ただオフィス改善のサイクルづくりは、言うのは簡単なのですが、やるのは大変です。忙しくなったりすると「今日はやらなくても・・・」「明日やれば・・・」「来週やれば・・・」と、なし崩しでできなくなりやすいのです。習慣化するまでは本当にツライ。。。
そこで、重要なのは「オフィス改善行動を、振り返り見直す時間を、先に予定に組み込むこと」と、「この振り返り見直すことを実際に行ったら、自分にご褒美をあげること」です。ご褒美の代わりに「やらなければ罰が待っている」というのも、方法の一つではあります。

もう一つ、オフィス改善のサイクルをまわし続けるためのポイントは「みんなでやる」ことです。どんなに忙しくても、みんながやっていれば、自分がやらないというわけにもいかないでしょう。

 

実は、ご褒美をあげたり、みんなでやったり、といった習慣化に向けた工夫は、動機づけ理論という形で、学術的な方法論としても研究され、提唱されているもの。小さく始める、ということも同様です。つまり、オフィス改善にも科学を持ち込む時代だ、ということなのです。

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