オフィス文書管理とペーパーレスと、その大きく2つの進め方

オフィス文書管理のペーパーレス化と、その大きく2つの進め方

 

1.注目されるオフィス文書のペーパーレス化 ~ペーパーレス化のメリット

 

オフィスのペーパーレス化は、ここ数年の技術の進展や、契約書・請求書・領収書などをスキャナーで読み込みの上、電子化して保存することを認める電子帳簿保存法(通称e-文書法)の施行・改正などを背景に、理想の姿として語られることも多いようです。実際、オフィス文書のペーパレス化には、次のようなメリットがあると考えられています。

  • 印刷・用紙コストの削減
  • オフィス・スペースの美化、省スペース化
  • 飼料へのアクセサビリティが高くなることに伴う業務のスピードのアップ、テレワーク化=検索性の高さ、インターネット利用と合わせていつでもどこからでもアクセス可能、提出後即時決裁など
  • パスワード設定やアクセス権限管理による情報セキュリティリスク低減

 

2.オフィス文書管理のペーパーレス化には大きく2つの道がある ~そのメリット・デメリット

 

多くのメリットが考えられるオフィスにおけるペーパーレス化。では、オフィス文書管理のペーペーレス化は、どのように進めたらよいのでしょう?
オフィス文書管理のペーパーレス化には、「捨ててからデータ化」する「とりあえずデータ化」してから整理する、という大きく2つの方法がありそうです。そのメリット・デメリットは次のように整理することができそうですが、いずれの方法を選択する場合でも、データのファイル命名ルールや管理する場所といった、データ化後の文書管理ルールづくりなど、相応の準備は必要です。

<オフィス文書管理のペーパーレス化手法の比較>
視点 捨ててからデータ化 とりあえずデータ化
電子化自体にかかるコスト ×
電子化着手までの時間 ×
電子化完了までの時間 ×
電子化に向けた事前仕分け 不要
電子化の外注

完全外注は不可

(事前仕分けが必要)

完全外注可
紙文書廃棄 社内 外注可
電子化後の整理 ×

 

3.捨ててからデータ化する ~その進め方のポイント

 

オフィス文書管理のペーパーレス化を進めようとするとき、多くの企業が選択するのは、「捨ててから必要なものだけをデータ化しよう」というものでしょう。
この方法の場合、ご家庭での片づけにおいても取り上げられることの多い「断捨離」のメソッドを適用するのがオススメです。
具体的には、次のようなステップで進めることになります。

 

<捨ててからデータ化するときのステップ>

 

(1)全部出す、捨てるものを入れる段ボールなどを潤沢に用意

(2)捨てるもの、残すもの、保留に分ける

(3)保留にしたものをさらに捨てるもの、残すものに分ける

(4)残すものをデータ化する(スキャンする)

(5)保存ルールに沿ってデータを保管場所にアップロード

 

4.とりあえずデータ化してから整理する

 

「とりあえずデータ化してしまう」というアプローチが選択されるケースはあまり多くはないようです。
その理由としては、捨てる可能性のあるものまでデータ化することへの抵抗感、文書で管理したいものがある、文書での管理が求められていた過去の書類等が膨大、などがあげられるでしょう。
しかし、現在では、文書のデータ化を専門に行う企業や過去文書の保管を請け負う企業もあり、また、先に示したようなメリットの大きさから、一考の余地のあるアプローチとも言えます。

 

<とりあえずデータ化、のアプローチをする場合のポイント>

 

この方法の場合、情報機密度などに関係なく、とにかくすべてスキャンしてしまうため、単純作業化が可能ですが、保管されていたキャビネット単位、その棚単位やファイルボックスの単位など、場所単位でスキャンを取り、その単位がわかるようにファイル名を付けておくことがポイント。そうすれば、後から要・不要の判断を、データ上で行うことができるからです。

 

5.オフィス文書管理のペーパーレス化を進める際の留意点 ~ナゼ多くの失敗があるのか?

 

いずれの方法で進めるにせよ、実際にオフィス文書管理のペーパーレス化を進める際には、いくつか留意しておくべき点があります。というのも、オフィスのペーパーレス化には、多くの失敗事例があるからです。
よくお聞きする失敗事例としては、

必要な資料にアクセスしにくくなった、時間がかかるようになった

作業しにくくなった、作業効率が落ちた

データ・文書の両方の管理が発生するようになった

といったことがあげられます。
このようなことが起きないために留意すべき点として、次のようなものがあります。

 

<オフィス文書管理のペーパーレス化、その留意点>

 

(1)ペーパーレス化に求めたものは何だったか?

そもそもペーパーレス化に取り組む前に、求める効果を明確にすることが大切です。そのためにも、文書がデータ化された際のメリットだけでなく、デメリットについて、一般的なものはもちろん、自社内でのものを洗い出すことが不可欠でしょう。
なお、ペーパーレス化による一般的なデメリットには、以下のようなものがあげられています。

  • 見やすさ、見にくさといった視認性の問題
  • メモなどの自由度の低さ
  • IT環境の制約を受ける(データ搭載容量、ネットワーク、権限設定等の必要性とその不備の可能性、PCやタブレットなどのデバイス、など)

(2)文書「管理」ペーパーレス化、データ化である

オフィスでのペーパーレス化を議論するときに重要なのは、オフィス文書すべてのペーパレスかではなく、オフィス文書「管理」のペーパーレス化をまず考える必要がある、という点です。
実は電子化されたものは、思考や作業の種類によっては生産性を悪化させる側面があるとする研究結果があります。紙が持つ薄い、軽い、折りたためるなどの物理的な特性による使い勝手の良さも含め、その利点は脾摘できるものではない、ということです。
これは時計を例に考えてみるとわかりやすいかもしれません。デジタル表示型の時計があるからといって、アナログ表示式の時計がなくなってはいません。つまり、用途に合わせた検討が必要だという点を忘れてはならない、ということです。

(3)データ化されたからこそ、定期的なクリーニングを

一度データ化したらそれで終わり、というわけでもありません。オフィス文書データ化が徹底されればされるほど、データ量は増える一方です。また文書のように目の前に見えるわけではないため、増えていることに気づきにくいという側面もあります。定期的なクリーニングなどは、ルール化の視点としても重要です。

(4)一気に転換するか? ステップを踏むか? きちんと計画を

一気にペーパレスに移行するのか、段階を踏むのか、ということも重要です。一気に進めればその効果が早く出る面があるでしょう。反面、各種の不具合が一気に出る可能性も否定できません。たとえば個人単位やグループ単位での練習を積んでから移行するというようなステップを踏むことも検討すべきでしょう。
また、具体的な数字目標の設定などを含む「みんなでやるゲーム的な要素」を取り入れることも必要かもしれません。たとえば、より多くの紙文書を削減した方を表彰するなど。

人を動かすときの成功の秘訣の一つは、「やる気になるしかけ」ですから。

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