社内コミュニケーション

社内コミュニケーションの活性化は、円滑に仕事を進めるうえで、必要不可欠な要素となります。また、会社の業績を上げるために、上司・部下・同僚を含めて、報告・連絡・相談が重要であり、怠れば大きなトラブルに発展する恐れもあります。

【横のコミュニケーション】

同僚や事業所間、部門間といった間柄でのコミュニケーション。これが上手くいっていない状態では、職場の一体感が薄れてしまったり、情報共有のミスによるトラブルや、生産性低下が起きてしまう可能性があります。

【縦のコミュニケーション】

上司や経営幹部と、社員との間でのコミュニケーション。これが上手くいっていないと、トップの考えが上手く伝わらなかったり、上層部が現場の問題点や不満に気付かなかったり、と大きなリスクとなります。

【全体のコミュニケーション】

全社的なコミュニケーション。この全社的なコミュニケーションがとれる体制を作ることで、会社としての一体感が強まり、帰属意識を高めることができます。

 

社内コミュニケーションの必要性

 

円滑なコミュニケーションは、業務効率の向上につながる可能性があります。普段、独立した仕事をしていることが多い部署が、部署の取り組みを発信することで、他部署から助けを得られることがあります。互いに別々の仕事をしながらもシナジーのある部分を発見し、共同のプロジェクトが立ち上がることもあります。

また、社員の会社への帰属意識や満足度を高め、高いモチベーションを維持するためには、「社内コミュニケーションの活性化」を避けては通れません。家よりも長い時間を過ごすこともある会社。その社内が殺伐としていたり、気軽に思いを伝えられない空間だと、社員にとっては大きなフラストレーションとなります。

 

社内コミュニケーションの課題

 

企業規模を問わず、8割近い企業が社内コミュニケーションに課題を感じている、という調査結果が出ている。企業規模が大きくなるほど、コミュニケーションのとり方が難しくなることは容易に想像できるが、中小企業と中堅企業の比較では、決して中堅企業の方に課題感が強いわけではないようです。

社内コミュニケーションを阻害している原因として、最も多いのは「組織風土・社風」つづいて、「対面コミュニケーションの減少」や「コミュニケーションスキルの低下」「ICTツールへの依存」などが挙げられる。

 

社内コミュニケーションツール

 

コミュニケーションの手段として利用の多いものは、コミュニケーションの基本である「対面(会話)」よりも「メール」の方が多くなっているのが現状です。しかし、コミュニケーションのインフラとなっている「メール」も課題が多い。社内・社外とのやり取りをすべてメールで行っていると、日々大量のメールを処理しなければならず、重要なメールを見逃してしまうといった事が起こりうる。さらには、メールが浸透した結果「対面で話す機会が減った」と、社内コミュニケーション活性化において逆効果になっているケースもある。

その中で、メール以外のコミュニケーションツールの活用もみられる。スケジュール調整などを行うグループウェアや、ファイル共有のためのオンラインストレージなどがある。また、社内コミュニケーションに特化したツールとして登場したのが社内SNSである。その中で注目されているのがビジネス版チャットです。メールとは異なり、より気軽にコミュニケーションをとることができ、業務連絡や意思決定のスピードを早めるメリットもあります。

次々に新たなコミュニケーションツールが登場しており、導入すれば便利そうなものばかりですが、複数のツールが入り乱れ、結局使いこなせない・使われない、といったケースも多くみられます。

 

企業ごとのビジネス形態や業種、働き方、風土によっても、コミュニケーションの理想形は異なります。ツールを導入するならば、どうすれば社内に浸透するのか、どんなコミュニケーションを実現したいかを考え、自社にあった使い方を啓蒙するなど、地道に取り組みを進めることが一番の近道と言えます。

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